Lieferung & Kalkulation
Liefergebiet planen: Was eine Restaurant-Lieferfahrt wirklich kostet
Drei Kilometer sind nicht immer eine kurze Tour. Eine Beispielrechnung zeigt, wie Fahrzeit, Lieferzonen und Mindestbestellwert zusammenhängen.
Rechnen Sie die vollständige Tour einschließlich Rückfahrt und Übergabe. Die kürzeste Linie auf der Karte ist keine belastbare Lieferzeit.
Auf der Karte sind es nur drei Kilometer. Am Freitagabend braucht der Fahrer trotzdem zwölf Minuten bis zur Haustür – und anschließend zurück. Ob diese Adresse ins Liefergebiet Ihres Restaurants gehört, entscheidet sich deshalb nicht am Kreis auf einer Landkarte. Entscheidend sind Tourdauer, Warenkorb und die Anzahl der Aufträge, die Ihr Team gleichzeitig bewältigen kann.
Mit den folgenden Schritten können Sie ein bestehendes Gebiet prüfen oder einen neuen Lieferservice vorbereiten. Die Zahlen sind bewusst als Rechenbeispiel gekennzeichnet. Sie ersetzen Ihre eigenen Kosten und Testfahrten nicht.
Fahrzeit messen: vom fertigen Auftrag bis zum nächsten Einsatz
Erfassen Sie einige typische Touren während Ihrer tatsächlichen Lieferzeiten. Notieren Sie Abfahrt, Ankunft, Übergabe und Rückkehr. Parkplatzsuche, Aufzug, Rückfragen am Telefon und Wartezeit vor einer geschlossenen Haustür gehören zum Auftrag. Nur die Fahrzeit aus einer Routen-App zu übernehmen unterschätzt diesen Aufwand.
Für die äußere Grenze zählt außerdem, wie das Essen ankommt. Ein Gericht, das die Strecke in der vorgesehenen Verpackung nicht gut übersteht, wird durch eine höhere Liefergebühr nicht besser. Testen Sie Qualität und Ablauf gemeinsam.
Was kostet eine einzelne Lieferfahrt?
Die folgende Modellrechnung behandelt eine einzelne Tour ohne gebündelte Aufträge. Alle Beträge sind für diese interne Rechnung netto angesetzt. Die 18 € Personalkosten pro Stunde sind eine Rechenannahme für Gesamtkosten, keine Aussage zu einem Lohn oder gesetzlichen Mindestwert. Fahrzeugkosten und Zeitaufwand setzen Sie mit Ihren tatsächlichen Werten an.
| Position | Rechnung | Kosten |
|---|---|---|
| Personal | 24 ÷ 60 × 18 € | 7,20 € |
| Fahrzeug | 6 km × 0,30 € | 1,80 € |
| Zusätzliche Verpackung | Annahme pro Auftrag | 0,70 € |
| Zahlungsabwicklung | Annahme pro Auftrag | 0,40 € |
| Summe | Ohne Zutaten, Küchenarbeit und übrige Betriebskosten | 10,10 € |
Bei einem Netto-Warenkorb von 24 € und angenommenen 30 % Wareneinsatz bleiben nach Zutaten 16,80 €. Nach den 10,10 € für diese Tour sind es noch 6,70 €. Daraus müssen unter anderem Küchenarbeit und weitere Betriebskosten gedeckt werden. Bei 40 € Warenkorb bleiben unter denselben vereinfachten Annahmen 17,90 €. Das ist ein Deckungsbeitrag nach den aufgeführten Positionen, kein Gewinn.
Eine Liefergebühr kann einen Teil des Aufwands decken. Ein Mindestbestellwert sorgt dagegen für einen größeren Warenkorb. Beide Stellschrauben wirken unterschiedlich; rechnen Sie sie getrennt und auf derselben Steuerbasis durch. Im öffentlichen Shop müssen die für Gäste geltenden Endpreise korrekt ausgewiesen werden.
Lieferzonen anhand von Adressen festlegen
Teilen Sie Ihr Gebiet in wenige verständliche Zonen. Die Grenzen dürfen sich an Orten, Straßen oder passenden Postleitzahlgebieten orientieren. Prüfen Sie aber, ob eine Postleitzahl nicht auch einen weit entfernten Ortsteil enthält. Eine Autobahn, ein Fluss oder eine Bahntrasse kann zwei nahe Adressen betrieblich weit voneinander trennen.
- Nahbereich: kurze, gut planbare Touren; prüfen, welcher Mindestwert und welche Gebühr den Aufwand tragen.
- Reguläres Gebiet: verlässliche Fahrzeit während Ihrer üblichen Schichten; Bedingungen klar im Shop ausweisen.
- Randgebiet: längere Touren; vor Freigabe Warenkorb und Kapazität gesondert prüfen.
- Außerhalb: verständlich ablehnen und Abholung anbieten, wenn diese verfügbar ist.
Diese Einteilung ist eine Planungshilfe, kein Beleg dafür, dass ein bestimmtes Shopsystem jede gewünschte Zonenregel unterstützt. Lassen Sie Sonderfälle wie einzelne ausgeschlossene Straßen vor der Einrichtung konkret vorführen.
Der Mindestbestellwert muss im Warenkorb eindeutig bleiben
Definieren Sie, welcher Betrag für den Mindestwert zählt: Warenwert vor oder nach Rabatt? Werden Lieferkosten einbezogen? Wie behandelt das System Gutscheine? Diese Fragen müssen im Shop genauso beantwortet werden wie am Telefon.
Ein einfacher Abnahmetest hilft: Legen Sie einen Warenkorb knapp unter dem Mindestwert an, erhöhen Sie ihn bis zur Grenze und wenden Sie danach einen Rabatt an. Kontrollieren Sie die angezeigten Hinweise und den tatsächlich akzeptierten Endbetrag. Falls die Adresse die Zone ändert, müssen auch die zugehörigen Bedingungen mitwechseln.
Kapazität schlägt ein großzügiges Lieferversprechen
Ein Fahrer schafft bei durchgehend 24 Minuten je Einzeltour rechnerisch 2,5 Touren pro Stunde. Das ist bereits eine vereinfachte Obergrenze ohne zusätzliche Unterbrechungen. Drei gleichzeitig fertig werdende Bestellungen bedeuten dann Wartezeit, sofern sich keine sinnvolle gemeinsame Tour bilden lässt.
Planen Sie deshalb nicht nur eine normale Lieferzeit, sondern auch den Umgang mit Spitzen. Wer verlängert das Zeitfenster? Wer pausiert neue Lieferaufträge? Wie sieht ein Gast die Änderung, bevor er bestellt? Prüfen Sie diese Möglichkeiten im Bestellablauf zwischen Shop, Terminal und Küche.
Fünf Testfälle vor der Freigabe
- Adresse im Nahbereich: richtige Zone, Gebühr und Lieferzeit kontrollieren.
- Grenzstraße: mehrere Hausnummern testen, wenn die Zonengrenze dort verläuft.
- Adresse außerhalb: verständliche Rückmeldung und gegebenenfalls Abholmöglichkeit prüfen.
- Warenkorb an der Mindestgrenze: Rabatt, Liefergebühr und Endbetrag nachvollziehen.
- Auftrag im Betrieb: Adresse, Telefonnummer, Lieferhinweis und Kosten auf Bestätigung und Bon vergleichen.
Halten Sie für jeden Test Adresse, erwartetes Ergebnis, tatsächliches Ergebnis und Datum fest. Nutzen Sie dabei Testdaten und organisieren Sie die Testbestellung mit dem Team, damit sie nicht versehentlich zubereitet wird. Die übrigen Prüfpunkte stehen in unserer Webshop-Checkliste für Restaurants.
Nach vier Wochen: welche Zone trägt sich?
Werten Sie je Zone Bestellzahl, durchschnittlichen Warenkorb, tatsächliche Tourdauer und Reklamationen aus. Eine größere Fläche mit wenigen kleinen Bestellungen kann schlechter abschneiden als ein kleineres Gebiet mit planbaren Touren. Treffen Sie die Entscheidung anhand mehrerer vergleichbarer Schichten, nicht nach einem einzigen ruhigen Dienstag.
Ändert sich eine Regel, müssen Shop, Website und Hinweise im Betrieb zusammenpassen. Das spart Diskussionen darüber, warum am Telefon ein anderer Mindestwert genannt wurde. Die Kosten des eigentlichen Shops betrachten Sie zusätzlich im Vergleich der Bestellsystem-Gesamtkosten.
